Privacybeleid SocialGain

Versie [0.1] — laatst bijgewerkt op [datum]. Dit beleid beschrijft hoe wij omgaan met persoonsgegevens binnen SocialGain.

1. Wie zijn wij?

SocialGain is een dienst van eProjects B.V. (handelsnaam Internetdiensten Nederland).

• Adres: Bovendijk 132, 3045 PC Rotterdam
• KvK: 24295052
• Telefoon: 085 - 444 41 34
• E-mail: service@socialgain.eu

Voor privacyvragen kunt u terecht op bovenstaand e-mailadres. Wij hebben geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld; dit is voor onze verwerkingen niet wettelijk vereist.

2. Onze rol

Wij verwerken persoonsgegevens in twee rollen:

• Als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van onze gebruikers, contactpersonen, bezoekers en de facturatie-/klantadministratie. Op die verwerkingen is dit privacybeleid van toepassing.
• Als verwerker voor de content en gekoppelde social-media-accounts die onze zakelijke klanten in het platform verwerken. Daarvoor is de klant verwerkingsverantwoordelijke en gelden de afspraken uit onze verwerkersovereenkomst.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

• Account- en profielgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen als hash), taal- en tijdzonevoorkeur, eventueel tweestapsverificatie.
• Organisatie- en teamgegevens: rollen, uitnodigingen en samenwerking binnen uw organisatie.
• Content: posts, teksten, afbeeldingen, reacties en reviewfeedback die u of uw team aanmaakt, plus persoonlijke merk-/schrijfprofielen.
• Koppelingen: gekoppelde social-media-accounts en de bijbehorende toegangstokens (versleuteld opgeslagen).
• Facturatiegegevens: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-identificatienummer, factuur- en betaalgegevens en het incassomandaatkenmerk.
• Gebruiks- en beveiligingsgegevens: IP-adres, browsertype (user-agent), tijdstippen en uitgevoerde acties (auditregistratie), en het AI-tokenverbruik (zonder de inhoud van uw prompts).

4. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken deze gegevens voor de volgende doeleinden:

• Het leveren, beveiligen en onderhouden van de dienst — grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Facturatie, incasso en het voeren van onze administratie — grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht).
• Beveiliging, misbruik- en fraudepreventie en foutopsporing — grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Klantenservice en transactionele communicatie (bevestigingen, herinneringen, notificaties) — grondslag: uitvoering van de overeenkomst / gerechtvaardigd belang.
• [Optioneel: nieuwsbrieven of marketing — grondslag: toestemming, met een afmeldmogelijkheid in elke mailing. Alleen invullen als u dit daadwerkelijk aanbiedt.]

Wij gebruiken uw gegevens niet voor andere doeleinden dan in dit beleid beschreven zonder u daarover vooraf te informeren en, waar vereist, uw toestemming te vragen.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij schakelen zorgvuldig geselecteerde dienstverleners (verwerkers) in en delen alleen de gegevens die voor hun dienst nodig zijn:

• Betalingen: Mollie B.V. (verwerkt uw betaal- en mandaatgegevens).
• AI-assistentie: AI-aanbieders (o.a. Anthropic, OpenAI, Google; optioneel Microsoft Azure OpenAI) verwerken de tekst/beelden die u door AI laat genereren of verwerken.
• Publicatie: de social-media-platforms en CMS'en waarnaar u publiceert (o.a. LinkedIn, Meta/Facebook/Instagram/Threads, Bluesky, WordPress, Joomla) en, indien gebruikt, de aggregator Sendible.
• E-mail en hosting: onze e-mail-/SMTP-provider en hostingprovider.

Een actueel overzicht van onze (sub)verwerkers is op verzoek beschikbaar.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Sommige van de hierboven genoemde AI- en social-media-aanbieders zijn gevestigd in de Verenigde Staten of verwerken gegevens buiten de EER. Voor die doorgifte baseren wij ons op een passend waarborgmechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit (EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie. [Leg per aanbieder het toegepaste mechanisme vast en vermeld hier hoe u een kopie van de waarborgen kunt opvragen.]

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig:

• Account- en organisatiegegevens: tot het einde van de overeenkomst en het verwijderen van het account, met een beperkte retentietermijn daarna.
• Facturen en de onderliggende administratie: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht) — deze plicht gaat vóór een verwijderverzoek voor die specifieke gegevens.
• Beveiligingsregistraties (auditlog): [circa 24 maanden]; logbestanden circa 30 dagen; tijdelijke tokens en anti-misbruikgegevens (o.a. IP-adressen) worden kort bewaard en automatisch opgeschoond.

8. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling van gevoelige gegevens (zoals koppelingstokens en tweestapsverificatie-geheimen), sterk gehashte wachtwoorden, versleutelde verbindingen (TLS), strikte toegangscontrole en scheiding tussen klanten, auditregistratie en actieve misbruikpreventie.

9. Externe beoordeling van content

Als onze klant u vraagt een bericht te beoordelen, ontvangt u van ons een persoonlijke, eenmalige beoordelingslink per e-mail. Wij verwerken daarvoor uw naam en e-mailadres, die de klant heeft ingevoerd. Uw e-mailadres slaan wij versleuteld op; de link zelf bewaren wij alleen als niet-herleidbare controlewaarde. Wij leggen vast of u goedkeurt of wijzigingen vraagt, wanneer dat gebeurde en de opmerking die u zelf meestuurt. Wij registreren hierbij géén IP-adres. De uitnodiging vervalt standaard na veertien dagen; u kunt één herinnering ontvangen. Wilt u weten welke gegevens wij over u hebben of wilt u ze laten verwijderen, neem dan contact op via het privacycontactpunt onderaan deze verklaring — u heeft bij ons geen account, dus dit verzoek behandelen wij handmatig.

10. Cookies

SocialGain gebruikt uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn om te kunnen inloggen (sessiecookie) en om uw taalvoorkeur te onthouden. Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies en gebruiken geen externe analysediensten. Voor functionele cookies is geen toestemming vereist. [Werk deze sectie bij zodra u wél analyse-/marketingcookies zou inzetten; dan is een cookiebanner met toestemming verplicht.]

11. Uw rechten

U heeft het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien en een machine-leesbare export te downloaden (in de app via uw profiel, of op verzoek);
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• uw gegevens te laten verwijderen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht (zoals de fiscale) daaraan in de weg staat;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en een gegeven toestemming in te trekken;
• te verzoeken om beperking van de verwerking.

Een verzoek kunt u indienen via service@socialgain.eu. Wij reageren binnen de wettelijke termijn en kunnen u om aanvullende identificatie vragen. Werkt u binnen een organisatie waarvan een klant de verwerkingsverantwoordelijke is, dan verwijzen wij u voor content-gerelateerde verzoeken door naar die organisatie.

12. Klacht indienen

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De actuele versie is altijd via het platform beschikbaar; bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u.

14. Contact

eProjects B.V. (Internetdiensten Nederland), Bovendijk 132, 3045 PC Rotterdam — service@socialgain.eu — 085 - 444 41 34.